„Ich habe jetzt mehr Zeit, in der ich Anderes schaffen kann.“
Ein Satz, der in einem Nach-Trainings-Coaching fiel – und hängen blieb. Gesagt von einer Führungskraft, die vorher wie viele andere klagte: „Mein Kalender ist zu voll.“
Die gute Nachricht: Es sind nicht immer große Strategien oder neue Tools notwendig. Oft reichen kleine, pragmatische Veränderungen, um spürbar mehr Luft im Arbeitsalltag zu schaffen. Hier drei einfache Tipps, die sofort umsetzbar sind – und überraschend viel bewirken können:
1. Schluss mit vollen Stunden – plane Meetings „ungerade“
Beginne Meetings bewusst nicht zur vollen oder halben Stunde. Starte z. B. um 10:10 Uhr und / oder plane das Ende für 10:50 Uhr. Was das bringt? Zeit zum Durchatmen. Für einen Kaffee. Den Weg ins Nachbargebäude. Oder einfach einen klaren Gedanken vor dem nächsten Termin.
Gerade Führungskräfte hetzen oft von Termin zu Termin. Diese Mini-Puffer machen einen großen Unterschied – für Deine Präsenz, Deine Energie und Deine Entscheidungsqualität.
Muss es auch jedes Mal ein Termin für eine ganze Stunde sein? Oft wird reflexartig (oder weil es Outlook so einprogrammiert hat) für eine Stunde geplant. Braucht es die wirklich? Für jedes Jour-Fixe mit Deinen Mitarbeitenden? Vielleicht nicht – teste das mal und frag nach deren Bedürfnis. Und übrigens: Voreinstellungen im Kalender-Programm lassen sich ändern.
2. Dauerhafter Zeitfresser: Meetings, die sich ziehen
Nur weil ein Termin für eine Stunde angesetzt ist, muss er nicht so lange dauern. Vereinbare stattdessen: „Wir beenden, wenn wir fertig sind.“
Klingt banal? Ist es auch – aber enorm wirksam. Denn viele Meetings enden nicht, weil sie müssen, sondern weil die Zeit „abgesessen“ wird. Das kostet Konzentration, Zeit und letztlich: Wirkung.
Typischer Einwand:
„Auch, wenn das nach 10 min. ist? Dann lohnt es sich ja gar nicht, all die Leute zusammen zu trommeln.“
FALSCH!
GENAU dann, wenn es nach 10 min. ist, lohnt es sich. Die wichtigen Themen sind durch, Ihr habt vielleicht noch Zeit für Dinge, die sonst keinen Platz haben – und wenn nicht: Zeit für etwas Anderes!
3. Musst Du wirklich (die ganze Zeit) dabei sein?
Klingt unbequem, ist aber ehrlich gemeint: Prüfe kritisch, ob Deine Anwesenheit überhaupt und/oder im gesamten Meeting notwendig ist. Vielleicht reicht ein kurzer Einstieg oder ein knackiges Abschluss-Statement. Oder ein*e gut gebriefte*r Mitarbeiter*in übernimmt.
Delegation bedeutet nicht Desinteresse – sondern Vertrauen. Und schafft Raum für strategische Themen, die Deine Aufmerksamkeit wirklich verdienen.
Einwand:
„Aber, ich weiß doch nicht, an welcher Stelle dann Sachen besprochen werden, die mich doch betreffen. Wenn mir Infos verloren gehen, habe ich hinterher viel mehr Arbeit damit.“
Ja, mag sein, kommt in Einzelfällen vor. Frag Dich aber ehrlich: Wie oft ist das wirklich, wirklich, wirklich der Fall? Und wie kann ich das verhindern, ohne drei Stunden dort zu sitzen, nur für 10 Minuten Beitrag?
Kleine Änderungen, große Wirkung
Viele Führungskräfte unterschätzen, wie viel Einfluss sie selbst auf ihre Kalender haben – auch im scheinbaren „Termin-Autopilot“. Diese drei Tipps sind einfach, pragmatisch und direkt umsetzbar. Und vor allem: Sie wirken!
Vielleicht probierst Du es einfach mal aus? Dein Kalender und Deine Wirksamkeit werden es Dir danken.
Wenn Du tiefer in dieses Thema einsteigen möchtest, vereinbare einen kostenfreien Gesprächstermin mit mir.
Vielleicht passen nicht alle Punkte für Dich? Auch gut, dann nimm die anderen 😊
Und hier noch die wichtigste Regel als Bonus:
NIEMAND außer Dir hat ein Interesse daran, Deinen Kalender zu hüten und zu schützen!
Das musst Du (oder ggf. Deine Assistenz) selbst tun – und dabei standhaft bleiben.
✅ Zusammenfassung: Weniger Meetings, mehr Wirksamkeit
💡 Ziel: Mehr Wirkung durch weniger und effizientere Meetings im Führungsalltag.
🕙 1. Meetings „ungerade“ planen
- Meetings z. B. um 10:10 Uhr starten statt zur vollen Stunde
- Ende bewusst auf z. B. 10:50 Uhr legen
- Mini-Pausen zwischen Terminen schaffen
- Standarddauer kritisch hinterfragen – braucht es volle 60 Minuten?
- Kalendereinstellungen bewusst anpassen
⏳ 2. Dauer flexibel halten
- Vereinbare: „Wir enden, wenn wir fertig sind“
- Vermeide das „Absitzen“ von angesetzter Zeit
- Akzeptiere kurze, effektive Meetings
- Nutze gewonnene Zeit sinnvoll weiter
🧭 3. Anwesenheit hinterfragen
- Prüfe: Musst Du wirklich (die ganze Zeit) dabei sein?
- Vielleicht reicht ein kurzer Einstieg oder Abschluss
- Delegiere an gut vorbereitete Mitarbeitende
- Vertraue auf Dein Team – das schafft Raum für Strategie
📌 Bonus-Erkenntnis
- Niemand außer Dir schützt Deinen Kalender!
- Übernimm aktiv Verantwortung für Deine Zeitplanung
